Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement et rôles

Rôle particulier pour les données des élèves. Pour les données scolaires (notes, bulletins, présences, dossiers de discipline, coordonnées des parents), chaque établissement scolaire client est responsable du traitement : c'est l'école qui décide quelles données sont saisies et dans quel but. Berinote agit en qualité de sous-traitant : nous traitons ces données uniquement pour le compte de l'école, selon ses instructions et le contrat de service qui nous lie. Un accord de traitement des données (DPA) est conclu avec chaque établissement.

2. Catégories de données traitées

• Données de compte : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, rôle dans l'établissement (directeur, enseignant, parent, élève), identifiants de connexion.
• Données des élèves (y compris mineurs), pour le compte de l'école : identité et classe de l'élève, notes et moyennes, bulletins scolaires, présences et absences, dossiers de discipline, coordonnées des parents ou responsables légaux, frais de scolarité et paiements enregistrés.
• Données de santé de l'élève, si l'école les saisit : groupe sanguin et allergies, utiles en cas d'urgence. Il s'agit de données de santé concernant un mineur. Elles sont conservées à part de la fiche de l'élève et ne sont visibles que de la direction, des enseignants de l'élève, de la vie scolaire, du parent et de l'élève lui-même, et non du service comptable ni du secrétariat. Elles sont supprimées avec la fiche de l'élève.
• Justificatifs d'absence, y compris les certificats médicaux : lorsqu'un parent justifie une absence, il peut joindre un document (image ou PDF), par exemple un certificat médical. Il s'agit alors d'une donnée de santé concernant un mineur. Le justificatif n'est visible que du parent qui l'a déposé et de l'élève concerné, du personnel de l'établissement chargé des présences (direction, surveillance, secrétariat) et des enseignants de l'élève, mais pas des autres enseignants, ni des autres familles. L'équipe Berinote n'y accède que pour une intervention d'assistance technique. Sa durée de conservation est indiquée à la section 7.
• Pièces jointes des demandes d'assistance : captures d'écran ou documents (images ou PDF) que l'administration de l'établissement joint à un ticket adressé au support Berinote. Elles ne sont visibles que des administrateurs de l'établissement et de l'équipe Berinote chargée du support. Nous vous demandons de ne pas y faire figurer de données d'élèves qui ne sont pas nécessaires à la résolution du problème.
• Données de facturation de l'établissement : raison sociale, coordonnées de contact, historique de facturation.
• Données techniques : journaux de connexion et d'audit, adresse IP, type de navigateur et d'appareil, utilisées pour la sécurité et le bon fonctionnement du service.
• Données propres à l'application mobile : rapports de plantage, jeton de notification de l'appareil, attestation de l'appareil et, uniquement si vous l'acceptez, statistiques d'utilisation, détaillés à la section 6.

Sur le site web, Berinote n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (authentification, session, préférences de langue et de thème). Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers n'est déposé, et ni le site ni l'application n'utilisent d'identifiant publicitaire.

3. Finalités du traitement

• Fournir la plateforme de gestion scolaire (notes, bulletins, présences, communication parents-école, frais de scolarité).
• Créer et administrer les comptes utilisateurs provisionnés par les établissements.
• Assurer le support technique et la relation client.
• Garantir la sécurité du service (journaux d'audit, détection d'accès non autorisés).
• Établir la facturation des établissements clients.
• Améliorer le service (statistiques d'usage agrégées, jamais de profilage individuel des élèves).

4. Base légale

• Exécution du contrat : la fourniture du service aux établissements et à leurs utilisateurs.
• Obligation légale : conservation des documents comptables et de facturation.
• Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, prévention de la fraude et des abus (dont l'attestation des appareils par Firebase App Check), diagnostic des erreurs et des plantages (Sentry), amélioration du service.
• Consentement : mesure d'audience de l'application mobile (Google Analytics for Firebase). Elle reste désactivée tant que vous ne l'avez pas acceptée, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (section 6).
• Pour les données des élèves : le traitement est effectué pour le compte de l'école, sur la base légale que celle-ci détermine en sa qualité de responsable du traitement (mission éducative, contrat de scolarité ou consentement selon la législation locale applicable).

5. Hébergement et localisation des données

Les données sont hébergées sur Google Firebase (Firestore, Authentication, Hosting) et Google Cloud Platform, opérés par Google LLC et ses filiales, dans la région de centres de données europe-west1 (Belgique).

Google agit en qualité de sous-traitant ultérieur, dans le cadre du Google Cloud Data Processing Addendum. Les éventuels transferts internationaux sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les mécanismes de conformité de Google Cloud.

Les services Firebase propres à l'application mobile (Google Analytics for Firebase, Cloud Messaging, App Check) sont également fournis par Google, dans le même cadre. Ils sont décrits à la section 6. Deux autres sous-traitants ultérieurs interviennent :

• Sentry (Functional Software, Inc. / Sentry GmbH) : supervision technique des erreurs, sur le site web et dans l'application mobile. Les rapports sont envoyés à l'infrastructure de Sentry située dans l'Union européenne. Ils contiennent l'identifiant technique du compte, l'école et le rôle, ainsi que le message d'erreur : ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone, ni contenu pédagogique. Les adresses, numéros et identifiants de documents sont supprimés des rapports avant l'envoi, et l'enregistrement vidéo de session est désactivé.
• Cloudflare, pour le service Have I Been Pwned (api.pwnedpasswords.com) : vérification qu'un mot de passe choisi ne figure pas dans une fuite publique connue. Le mot de passe ne quitte jamais votre navigateur : seuls les cinq premiers caractères de son empreinte SHA-1 sont transmis (modèle dit de k-anonymat), ce qui ne permet ni de reconstituer le mot de passe, ni d'identifier la personne.

6. Application mobile

Berinote est aussi disponible en application mobile pour Android et iOS. L'application donne accès au même compte et aux mêmes données que le site web. Elle utilise en plus les services suivants (Sentry et, pour les trois autres, Google Firebase) :

• Sentry : diagnostic des plantages et des erreurs. Base légale : intérêt légitime (corriger les défauts qui empêchent l'application de fonctionner). En cas de plantage ou d'erreur, nous recevons le rapport technique (modèle et système de l'appareil, version de l'application, trace de l'erreur) accompagné de l'identifiant technique du compte, de l'établissement, du rôle et du plan d'abonnement (ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone, ni note, ni message, et les textes sont expurgés avant l'envoi). Actif par défaut, vous pouvez vous y opposer à tout moment dans Paramètres → Confidentialité : plus aucun rapport n'est alors envoyé.
• Google Analytics for Firebase : mesure d'audience, uniquement avec votre consentement. Désactivée par défaut, elle ne démarre que si vous l'acceptez dans Paramètres → Confidentialité, et s'arrête dès que vous retirez votre accord au même endroit. Le choix est propre à chaque compte, même sur un téléphone partagé. Elle mesure l'utilisation de l'application (écrans consultés, actions) avec un identifiant d'instance de l'application, le rôle, l'établissement et le plan, mais jamais le nom ni l'identifiant du compte. Aucun identifiant publicitaire n'est collecté et aucune personnalisation publicitaire n'est effectuée.
• Firebase Cloud Messaging : notifications. Base légale : exécution du contrat. Le jeton de notification de votre appareil est associé à votre compte pour vous envoyer les notifications du service (nouveau message, note, bulletin, absence, etc.). Vous pouvez les désactiver dans les réglages de votre téléphone ou dans Paramètres → Notifications.
• Firebase App Check : attestation de l'appareil. Base légale : intérêt légitime (sécurité, prévention des abus). Avant d'accéder aux données, l'application prouve qu'elle est bien l'application Berinote authentique, installée sur un appareil non compromis, au moyen de Play Integrity (Android), d'App Attest (iOS) ou de reCAPTCHA Enterprise (site web). Seul le verdict d'attestation est utilisé. Il n'est pas rattaché à votre compte.

L'application ne contient aucune publicité et ne vend ni ne partage aucune donnée à des fins publicitaires. Vous pouvez demander la suppression de votre compte directement depuis l'application (Paramètres → Sécurité → Supprimer le compte). La procédure complète est décrite sur la page Suppression de compte.

7. Durées de conservation

Les durées ci-dessous sont celles que la plateforme applique automatiquement : des tâches planifiées suppriment les données concernées à leur échéance, sans intervention humaine.

• Données scolaires (traitées pour le compte de l'école) : pendant la durée du contrat avec l'établissement, puis suppression ou restitution à l'école conformément au contrat de service, sauf instruction contraire de l'école. L'école fixe elle-même, dans ses paramètres, la durée de conservation des messages et des dossiers de discipline : 1, 3, 5 ou 10 ans, ou aucune purge automatique.
• Établissement supprimé : un établissement mis à la corbeille est effacé définitivement après 30 jours.
• Identifiants provisoires jamais utilisés : désactivés après 30 jours.
• Données de facturation : conservées pendant la durée légale applicable en matière comptable et fiscale. Elles ne sont pas effacées par une demande au titre de l'article 17 : elles sont conservées sous forme pseudonymisée.
• Journaux d'audit : 730 jours (2 ans) par défaut.
• Journal des demandes RGPD : 3650 jours (10 ans), car la preuve qu'un droit a été exercé doit survivre aux données qu'elle documente (art. 30).
• Notifications : 90 jours une fois lues, 180 jours dans tous les cas.
• Justificatifs d'absence (certificats médicaux) : conservés avec le dossier de présences de l'élève, pendant la durée du contrat de l'établissement, et supprimés avec les données de l'élève (fin du contrat, suppression de l'établissement ou demande d'effacement). Le parent peut en demander la suppression anticipée à l'établissement.
• Compte supprimé à votre demande : la demande reçoit une réponse dans un délai maximal d'un mois. Ce qui est effacé et ce qui est conservé est détaillé sur la page Suppression de compte.

8. Droits des personnes concernées

Conformément aux réglementations applicables, toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données la concernant.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de ses données, dans les limites des obligations légales de conservation.
• Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droits de limitation et d'opposition : limiter ou s'opposer à certains traitements.

Comment exercer ces droits. Pour les données de compte et de facturation, adressez votre demande à privacy@berinote.com. Pour les données scolaires des élèves (notes, présences, bulletins), la demande doit être adressée en priorité à l'établissement scolaire, responsable du traitement. Berinote assiste l'école dans le traitement de ces demandes. L'établissement dispose dans son espace d'administration (Paramètres → Confidentialité) des outils lui permettant d'exporter ou d'effacer lui-même les données d'une personne concernée, sans passer par Berinote. Nous répondons dans un délai maximal d'un mois.

Supprimer votre compte. Chaque utilisateur peut demander la suppression de son propre compte depuis l'application mobile, depuis le site web ou par e-mail : la procédure, le délai et les données conservées sont décrits sur la page Suppression de compte.

9. Données des mineurs

Berinote traite des données d'élèves mineurs exclusivement pour le compte des établissements scolaires et dans le cadre de leur mission éducative. Ces données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, ni vendues, ni partagées avec des tiers en dehors des sous-traitants techniques mentionnés dans cette politique. Les parents ou responsables légaux exercent les droits de l'élève mineur via l'établissement scolaire.

10. Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos sur l'infrastructure Google Cloud. L'accès aux données est strictement contrôlé par rôles et permissions (un enseignant ne voit que ses classes, un parent que ses enfants), et les actions sensibles sont consignées dans un journal d'audit.

11. Contact et réclamations

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données : privacy@berinote.com ou contact@berinote.com (WhatsApp : +39 320 084 2683). Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente dans votre pays.

Voir aussi nos Conditions Générales d'Utilisation et nos Mentions légales.